Como usar o fluxo de trabalho para melhorar os negócios!

Uma boa estratégia de CRM passa por pessoas, processos e tecnologia! Nesse post vamos abordar a importância da gestão e mapeamento de processos para a melhoria do negócio. Toda empresa possui tarefas a serem realizadas e um fluxo que deve seguir. Na maioria das vezes, esse curso é mental ou apenas acordado entre os funcionários na conversa. Isso pode gerar muitos inconvenientes para o atendimento aos clientes e para a empresa.

 

“O controle do processo feito por e-mail também pode gerar problemas, pois não controla prazos, prioridades por assunto e o volume de e-mail deixa os departamentos com pouca produtividade.” Fernando Mazon (Gerente Comercial – isoCRM)

 

Imagine que o SAC de uma empresa recebeu uma reclamação de um cliente, que deve ser encaminhada para o financeiro. Porém, naquele dia o responsável não estava presente na empresa. No dia seguinte, o atendente estava em treinamento o dia todo e não pode repassar a solicitação do cliente. Após dois dias da solicitação, ela chega ou não ao destinatário. Isso depende da organização e controle das tarefas. Digamos que por um descuido do atendente ele esqueça a solicitação. 

O que acontece nesse caso? O cliente vai ligar da próxima vez e será informado que o processo está “em andamento”. Isso se não ligar para o financeiro e descobrir que a solicitação não chegou lá!

Difícil isso acontecer? Não muito. É possível inclusive que os coordenadores e gestores fiquem sabendo do ocorrido muito tempo depois – se a reclamação chegar neles.

Gestão, documentação, controle, análise e melhoria

A empresa que conhece o negócio e as ferramentas que possui consegue criar um fluxo de atendimento e prever possíveis acontecimentos. No caso desse exemplo, não existia um fluxo, tempo e responsáveis definidos. Para esses casos podemos usar o módulo isoWorkflow do isoCRM que torna a atividade de controlar as rotinas de trabalho, ações e processos de sua empresa uma tarefa fácil. Com ele, é possível analisar o andamento de cada processo, os envolvidos e as etapas. Essas ações deixam bem evidentes os gargalos que possam existir na sua empresa e que estão queimando tempo e dinheiro. Assim, facilita as tomadas de decisões que otimizem a cadeia produtiva.

Documentar o processo

A documentação do processo é uma etapa muito importante do negócio que auxilia a identificar gargalos, prevê soluções para cada tarefa e ainda por cima registra os tempos de cada ação com cada responsável. Se por acaso alguma etapa não for realizada no tempo estipulado, o sistema pode enviar um aviso (por e-mail) ao superior avisando que existe atraso no fluxo.

Com o workflow, será possível analisar o andamento de cada processo, os envolvidos e as próximas etapas. É tudo muito rápido e descomplicado. Um ponto muito importante da gestão e controle de fluxos é a melhoria da qualidade e da velocidade dos processos internos e externos que envolvam a sua empresa. O módulo isoWorkflow é uma solução para deixar fluida a cadeia produtiva da sua empresa e organizar processos de venda.