Com o crescimento da empresa, o aumento de clientes e a diversidade de setores envolvidos, é comum ter maior fluxo de informações e dados sendo espalhados pela empresa. Várias tentaram se adaptar adotando sistemas por setor, não integrados à corporação inteira – seja por motivos logísticos ou financeiros. Isso pode facilitar os processos de cada divisão, mas a falta de integração com os demais setores pode causar desencontro de dados, prejudicando a produtividade e o lucro.
Para uma empresa não integrada, ocorre a falta de diálogo e compartilhamento de informações entre as equipes, ocasionando erros, retrabalhos, conflitos internos, lentidão na solução de problemas e perdas de oportunidades de negócios.
Enfim, os problemas podem ser muitos, e neste post, discorremos 5 motivos para você integrar os sistemas de informação de sua empresa e a importância de possuir um sistema centralizado e integrado entre todos os setores.
1. Fim dos ruídos na comunicação
A falta de integração traz um problema comum: a discrepância de informações. Se cada setor usa um sistema próprio, nem sempre os dados dele batem com os dados de outra divisão. Muitos organizam-se de forma diferente, priorizam diferentes dados e não sabe as reais necessidades das outras equipes. Parece simples, mas uma diferença pequena pode causar dores de cabeça durante a produção. Ao integrar os sistemas, o conflito de dados é eliminado e todos da empresa ganham acesso à mesma informação. Assim, os processos são facilitados e agilizados.
Além de evitar conflitos, uma boa comunicação entre os setores pode auxiliar uns aos outros para melhor desempenho no processo de trabalho. Através de um sistema centralizado, pode-se compartilhar todas as informações que cada equipe obtém, sejam estas vindas dos distribuidores, das equipes de vendas ou até dos clientes no ponto de venda. Desta forma, permite-se melhor gerenciamento dos setores por conseguirem ver a amplitude da empresa.
2. Redução de tarefas refeitas e falhas
Sistemas setorizados podem fazer com que seus colaboradores gastem tempo fazendo tarefas que já foram concluídas, desperdiçando tempo e disposição que poderiam ser usados em prol de um trabalho mais importante. Esse desencontro é mais comum do que se imagina, e pode ser minimizado com a integração.
Com um sistema de workflow, como o do isoCRM, é possível monitorar o andamento de todos os serviços, sendo eles de setores internos ou de campos, por meio online. Cada setor pode acompanhar as tarefas, sabendo quais foram concluídas, as que estão sendo feitas e, também, daquelas que apresentam dificuldades ou problemas. Assim pode compartilhar tarefas com as demais equipes e conseguir uma solução o mais rápido possível.
3. Fim da manutenção em vários sistemas
Ao utilizar um único sistema integrado, os colaboradores da TI não ficam sobrecarregados com diversas manutenções de diferentes sistemas. Manter só um em funcionamento, facilita o reparo em caso de dano e diminui o tempo para esse processo ser executado.
4. Tomada de decisão
Como o mercado é dinâmico, informações novas surgem a todo momento. Analisar e interpretar esses dados é uma tarefa inviável sem o auxílio de softwares de gestão que integrem as informações relevantes, facilitando a criação de estratégias e a tomada de decisões.
Em um sistema centralizado, onde todas as informações são registradas na sua base de dados, possui muitas informações valiosas para empresas. Com estas, é possível traçar metas e objetivos da empresa, por setor ou por equipes, assim como analisar os resultados de cada objetivo. Para garantir a eficiência no manuseio desses dados para a tomada de decisões, é importante o uso de ferramentas automatizadas como o isoAnalítico. Este permite visualizar de modo prático e simples todos os resultados e informações relevantes da empresa, conseguindo identificar, visualmente, altas e baixas do seu negócio, através de métricas que atendem as suas necessidades.
5. Otimização de processos
Unificando as informações, todos os funcionários têm acesso aos mesmos dados, acabando com os gargalos que poderiam travar os processos. Assim, a execução das tarefas é otimizada, pois não se perde tempo com informações obsoletas no andamento.
Executar tudo isso não é uma tarefa simples. Por isso, muitas empresas recorrem a softwares de CRM, que são capazes de realizar a integração e unificar as gestões de processos. Programas como o isoCRM revolucionaram a forma como os dados são analisados, além de ajudar a gerir as relações com clientes e contatos das empresas.
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